Yazar: Dr. Kerry Johnson
Hem kendinize, hem de işletmenize daha düzenli olma ve daha çok zaman kazanma imkanı sağlamak elinizde. Bunun için aşağıdaki 7 tekniği kullanabilirsiniz.
Kendi yarattığınız ateşle mücadele etmeyi bırakın
Gününüzün %25’inden fazlasını sorunları çözmek için harcıyorsanız, kendinize sorun yaratıyor olabilirsiniz. Zayıf eğitim, zayıf motivasyona yol açar. Zayıf motivasyon, bol miktarda boşa harcanan para demektir. Birini işe aldığınızda, uygun gördüğünüz sürenin %25’inden fazlasını eğitime harcayın. Şu planı uygulayın:
1) Personelinize ne yapılacağını söyleyin.
2) Personelinize ne yapılacağını gösterin.
3) Onları yaparken izleyin.
4) Bir gün bekleyin ve tekrar onları yaparken izleyin.
Yalnızca o zaman birinin iş yapma yeterliliğine güvenebilirsiniz.
Ayrıca, ateşlerle yalnızca öğleden sonraları mücadele edin. Bu yaklaşım, gerçekten acil durumlar için uygulanamayabilir. Ama, personelinizi, size birşey danışmak istediklerinde yalnızca öğleden sonraki daha az telaşlı saatleri seçme konusunda eğitecektir. Bunun alternatifi, gün boyunca ateşlerle mücadele etmektir. Sorunların işlerinizi aksatmasına izin verirseniz, aksatırlar.
Hedefleriniz üzerinde her gün çalışın
Aylık, 1 ve 3 yıllık hedeflerinizi, masanızın üzerinde görünür bir yerde tutun. İşinizi büyütmek yerine olduğu gibi sürdürmek tuzağına kolayca düşebilirsiniz. Sizi temin ederim, bugün hedeflerinizden saparsanız, yarın kendinizi boşuna didinmiş gibi hissedersiniz. İşletmenizde ilk %5’te olan üretken kişiler, günlük hedeflerine uhu gibi yapışırlar. Sabah gün başlamadan hedeflerini gözden geçirir, akşam gün bitmeden bir sonraki günün hedeflerini planlarlar. Her güne hedefinizi aklınızda tutarak başlayın. Üretken kişiler, ayrıca, programdan sapmamak için, aylık planlama oturumları düzenlerler. Bu asla yoldan çıkmayacakları anlamına gelmez. Ama yoldan sapsalar bile ana rotaya dönmeleri uzun sürmez. Çekici olmayan aktivitelerden kaçınmak genellikle kolaydır. En sevmediğiniz işe en yüksek önceliği verin.
Baltanızı bileyin
Hem satışlarınızın, hem de sistemlerinizin sürekli iyileştirilmesi gereken bir çağda yaşıyoruz. Ormanda ağaç kesen iki kişi, bir gün işe başlarken bahse tutuşurlar. Her biri en fazla odunu kendisinin keseceğini iddia eder. Her ikisi de iyi başlar; ama elbette, günün sonunda biri daha fazla odun kesmiştir. Kaybeden kişi, kazanan kişiyi hile yapmakla suçlar. Onu iki saatlik öğle yemeği arası verirken ve günün geri kalan kısmının büyük bölümünde aylaklık ederken görmüştür. Kazanan kişi şöyle der: “Molalarda baltamı bilediğimi fark etmemişsin.” Çoğu satış uzmanı ve iş sahibi, uzun yıllar bilenmemiş kör baltalarla son derece yoğun çalışır.
Dağınık masa, dağınık zihnin göstergesidir
Dağınıklığınız, zaman israfına yol açabilir. Psikolojik araştırmalar, ne kadar dağınık olursak olalım, düzenli olmaya çalıştığımızı gösteriyor. Hiç birileri masanızı düzeltmeye kalkıştı ve siz doküman yığınlarınız bozuldu diye sinirlendiniz mi? Sorun şu ki parmaklarınızın ucunda olması gereken şeyleri aramakla vakit kaybediyorsunuz. Mesajları yalnızca bir kez okuyun. Bir e-postayı okuyun, sonra ya dosyalayın, ya yönlendirin ya da çöpe atın. Bir kağıt alın ve aynısını yapın. Kağıdı saklamak istiyorsanız, bir post-it’e not yazın, bunu kağıda yapıştırın ve kağıdı dosyalayın. Böylece, kağıdı bir daha okumanız gerekmez.
Koltukta oturmayı bırakın
İlk etapta katılmak istemediğiniz toplantılarda ne kadar zaman kaybettiğinizi hiç fark ettiniz mi? Katılımcıları ayakta tutmaya başlayın. İnsanların çok fazla rahat etmesine izin vermezseniz, toplantılarınız konudan sapmayacak ve hızla sona erecektir. Katılımcıların dikkat ve enerjilerini toplamalarını sağlarsanız, toplantılarınız %50 daha çabuk bitecektir.
Bir başka iyi fikir ise randevuları ve toplantıları garip zamanlara programlamaktır. Bir toplantıyı sabah 10’a koyarsanız, çoğu insan, aksi belirtilmemişse, toplantının saat 11’e kadar sürmesini bekler. Ama randevu, saat 10.20 ya da 10.17’de olursa, çok yoğun olduğunuz düşünülecek ve sizi temin ederim, katılımcılar toplantıya zamanında geleceklerdir.
Ayrıca, her zaman erken gelin. Erkenci değilseniz, geç kalmışsınızdır. Bedeniniz oradayken zihniniz başlamaya hazır değilse, daha önemli işlerin yapılabileceği zamanı boşa harcıyorsunuzdur.
Her gün satış yapmak için zaman ayırın
Gününüzün %25’ini pazarlama yaparak geçirmiyorsanız, işiniz muhtemelen büyümüyordur. Pazarlamadan kaçınmak için bahane bulmak kolaydır. Üzücü gerçek şudur ki ortalık, kendini satış değil yönetim işinde sanan insanlarla doludur. Bir konuda sorun var ve siz o gün telefon görüşmesi yapmaktan kaçınıyorsunuz. Personelle ilgili çıkmaz var ve siz bir zincirleme satış kaynağıyla randevunuzu erteliyorsunuz. Bunu birkaç ay yaparsanız, işinizin geleceğini tehlikeye atarsınız. Umutsuz olduğunuzda satış yapıyor musunuz ya da işiniz iyi gittiğinde telefonla aramayı erteliyor musunuz? Akıllı ve zengin bir profesyonel, bir keresinde rakiplerinin çok iş yapmasından memnun olduğunu söylemişti. Bu, gelecekteki bir düşüşün habercisiydi; onun pazar payı kazanmak üzere daha çok satış yapması için bir işaretti. Kısacası, reklama para parcamadan zincirleme satış yapabilmesi anlamına geliyordu.
“Acelecilik Hastalığı”na yakalanmayın
Mecbur olmasanız da etrafta koşturuyor musunuz? Pazar günleri bile kuyruklarda sabırsızlanıyor musunuz? Düşünceleriniz tatildeyken dahi işe mi yöneliyor? Öyleyse, “Acelecilik Hastalığı”na yakalanmışsınız demektir. Psikologlar, serbest zamanların bile çalışma zamanına dönüştüğü güçlü bir dürtüden bahsediyorlar. Bu, yabani Tip A Davranışı’dır.
Hayatının son dönemlerini yaşayan hiç kimse geriye dönüp daha çok para kazanmış olmayı dilemez. Her zaman en özledikleri şey ilişkilerdir.
Ürün ve hizmetleriniz hakkında daha fazlasını öğrenmeniz gerekmez. Bildiğiniz işleri daha verimli yapabilmeniz gerekir. Bunun anlamı disiplin, odaklanma ve en önemlisi, yaşamınızdaki en değerli personel destek grubuna, ailenize, zaman ayırmaktır. Bunu yapabilir ve yine de iyi bir yaşam sürebilirsiniz. Bu 7 adımı uygulamak, zamanın sizi kontrol etmesine izin vermek yerine, zaman baskısıyla başa çıkmanıza yardım edecektir.