Yazar: Jay Conrad Levinson’un Guerrilla Marketing With Technology kitabından derleme
Çeviren: Asuman Bayrak
Size yalnızca bir yalan söylemekle kalmayacağım, aynı zamanda pis bir yalan,
işinize, çalışma arkadaşlarınıza, ailenize ve size zarar verecek bir yalan söyleyeceğim.
En kötüsü de, belki bu, yaşamınız boyunca inanageldiğiniz bir yalan olacak.
İşte bu yalan: Vakit nakittir.
Buna inanmayın.
Bir an için bile olsa, inanmayın. Zaman, paradan çok daha değerlidir. Parasız
kalın; o zaman belki biraz daha para kazanmanın bir yolunu bulursunuz. Zamansız
kalın; bu her şeyin sonu demektir. Daha fazla zaman elde etmenin hiçbir yolu
yoktur. Vakit, nakit olmak yerine, yaşamın ta kendisidir. Zamanı kesinlikle daha
fazla para kazanmak için kullanabilirsiniz. Zamanı, işinizi daha başarılı duruma
getirmek, büyütmek, en üst düzeye çıkarmak ve korkunç kârlar biriktirmek için
de kullanabilirsiniz. Gene zamanı, boş zaman etkinlikleri peşinde koşarak, dostlarınız
ve ailenizle birlikte geçirerek ya da öldürerek kullanabilirsiniz. Buradaki can
alıcı fikir, zamanınızı nasıl kullandığınız değildir; tersine, artık doğru bir
zihinsel yaklaşımla, size çok büyük zaman dilimleri kazandıracak, altında büyük
kazançlar yatan milyarlarca yeni teknolojiye ulaşarak, daha önce hiç görülmemiş
ölçüde çok zamana sahip olabilirsiniz. Bilgisayarlar aslında bunun için vardır:
Hız için ve zaman kazanmak için.
Gerillalar ve Zaman
Gerillalar zamana çok değer verir ve onu çok akıllıca kullanırlar. Zamanın
para olmadığını, paradan çok daha değerli olduğunu, teknolojinin kendilerine
tarihte hiç olmadığı kadar çok zaman kazandıracağını bilirler. Gerillalar
ayrıca, zamanlarının daha fazlasını serbest bırakmak üzere yaratılmış olan
beş aşamalı bir zaman planı da izlerler. Bu, sizin için de aynı şeyi gerçekleştirebilecek
bir plandır. Bu planınız size büyüme getirebilir. Pazarlama planınız, sizin
için kârlar üretecektir. Teknoloji planınız, bu kârları artırmanıza yardım
edecektir. Zaman kazanma planınız, sizin için fazladan zaman üretecektir.
İşinizi Zaman Kazanmak Üzere Düzenlemeniz İçin On İpucu
Her ne kadar teknoloji size görevlerin akıllıca dağıtılması eşliğinde başka
her türlü iş yürütme stratejisinden daha çok zaman kazandırabilecek olsa
da, yalnızca örgütlenmiş olmak da para ve zaman kazandırabilir. Örgütlenmiş
olmamıza yardım edebilecek sayısız yoldan işte size bu yönde ilerlemeye başlamanızı
sağlayacak on yol:
- Ofisinizde, her şeyin iş odaklı olmasını sağlayın. Özel telefon görüşmeleri için çalışma saatlerinizde aranıyorsanız, çalışma zamanınız sizden çalınıyor demektir.
- “Yapılacaklar” listesini içeren günlük takviminiz yardımıyla zamanınızı denetim altına alın. Bunu kağıt üzerinde ya da elektronik olarak yapabilirsiniz, yeter ki yapın. Bu “yapılacaklar” listesini bir kez oluşturduktan sonra, önemli olanları ilk önce tamamlamak üzere her göreve bir öncelik sırası verin.
- Ofisinizi, gerek duyduğunuz her şeye birkaç saniye içinde ulaşabileceğiniz biçimde düzenleyin. Telefonunuzu, faksınızı, bilgisayarınızı, yazıcınızı ve başka donanımlarınızı, bunların her birini kendisine ait bir masanın üzerinde, hemen ulaşabileceğiniz uzaklıktaki bir yerde bulundurun ki böylece masanız, kağıt işlerinden arınmış olsun.
- Telefon numaralarınızı ve mesajları yazmak üzere bir kayıt defteri ya da bilgisayar programı kullanın. Böylece, birisiyle temasa geçmek zorunda kaldığınızda, tam olarak nereye bakacağınızı bilirsiniz. Kağıt parçaları üzerine yazılıvermiş telefon numaralarını aramanın ne kadar çok zaman aldığını bilseniz şaşırıp kalırsınız. Bu iş bir dakika bile sürse, o bir dakikayı her bir numarayı bulmaya çalıştığınız sayıyla çarptığınızda bu süre saatler tutar.
- Bütün kağıtlarınızı yatay durumda tutmak yerine dikey durumda tutun. Bu size hem yer, hem de zaman kazandıracaktır. Yığın yığın kağıtlar, örgütsüzlüğün şaşmaz göstergeleridir. Verimlilik uzmanları bize tipik bir Amerikalı işadamının kaybolmuş ya da yanlış yere koyulmuş belgeleri arayarak haftada ortalama üç saatini boşa harcadığını söylüyor. Bu da her yıl kaybedilmiş tam bir haftalık zaman demektir.
- Kağıt üzerindeki işler size geldiğinde, gerekenleri yapın ve bir sonraki aşamaya geçirin. Belki tutup atacaksınız. Belki o kağıdın üstünde yapılacak işi “yapılacaklar” listesine ekleyeceksiniz. Belki başka birine yollayacaksınız. Önemli olan, o belgeyi elinize bir kez almanızdır.
- Dosyalarınızı çok ince tutun. Dosyalarınızdaki kağıtların çoğu, yalnızca yer kaplamakta ve başka kağıtları ararken zamanınızı boşa harcatmaktadır. İster bir insan söz konusu olsun, isterse bir dosya, ince olmak sağlıklı bir şeydir.
- Her şeyi yerli yerine koyun. Rastgele istifleme pek çok küçük işletmenin yıkımı olmuştur. Gerillaların ofislerinde işle bağlantılı pek çok eşyası bulunabilir, ama gerillalar, onları anında nerede bulacaklarını bilirler. İş yaşamında, ortalama bir müdürün, herhangi bir anda masasında 36 saatlik yapılacak işi vardır. Bu onun tek bir işgününde tamamlamayı beklediğinden çok daha fazladır. Bu belgeleri göz önünde tutması, o müdürün neleri tamamlayıp neleri tamamlayamayacağını ona anımsatır, üzerinde gereksiz bir baskı yaratır ve onu projeleri öncelik sırasıyla ele almaktan çok rastgele ele almaya zorlar.
- Her günün sonunda bir sonraki günü planlayın. Bu sizin, gününüze kolayca akacak biçimde başlamanızı sağlayabilir. Düzenli şirket sahipleri, sabahleyin ofislerine girdiklerinde temiz bir masa ve öncelikleri belirlenmiş bir “yapılacaklar” listesi bulurlar. Bir sonraki adımda ne yapacaklarını bulmaya çalışarak değerli zamanlarını boşa harcamazlar; buna zaten biliyorlardır.
- Kendinize yüksek bir değer biçin. Siz kendinize değer veriyorsanız, yaşamınıza da değer veriyorsunuz demektir. Ve o zaman en yüksek verimlilikle çalıştığınızı bilirsiniz ve iş akışınızı, bu dönemden en iyi biçimde yararlanmak üzere biçimlendirirsiniz. Aynı zamanda, teknolojilerinize de yüksek bir değer verin ve etkinliklerini en yüksek düzeye çıkarmayı öğrenin. Küçük iş sahiplerinin çoğu, teknolojilerinin sunduğu değerin yalnızca çok küçük bir parçasından yararlanırlar.
Zaman kazanma
yolunu bir kez tuttuktan sonra, kazandığınız zamanı, boş işler için değil,
üretkenlik için kullanmanız gerektiğini unutmayın. Gerillaların
sorduğu soru şudur: “Şu anda zamanımı vereceğim en yararlı şey nedir?” Onların
bana verdikleri yanıt hiçbir zaman, “Bilmiyorum,” olmaz. Tersine, önceliklerini
düzenleyerek belirlemiş ve amaçlarını saptamış olduklarından bir sonraki
aşamada ne yapacakları onlar için her zaman bellidir.
Zaman Haydutlarının Farkında Olmak
Kendinizi zaman kazanmaya adamış olsanız bile, dünyanın sizden zamanınızı
çalan haydutlarla dolu olduğunu görürsünüz. Sizin yapacağınız şey, onlardan
kaçmaktır; bunu yapmanın tek yolu da onların kimler olduğunu bilmektir.
Teknolojide en son ve en büyük şeylere sahip olmanızın hiç önemi yoktur,
çünkü bu haydutlar,
en iyi hazırlanmış zaman kazanma planlarını bile alt üst edebilirler. Kimlerdir
bu haydutlar? Onları dünyanın dört bir yanındaki ofislerde bulursunuz.
Düşmanınızı tanıyabilmeniz için size bir liste:
- Mükemmellik peşinde koşanlar
- Kendi seslerini duymaya aşık olanlar
- Teknolojiyi teknolojinin hatırı için sevenler
- Ana konuya gelmekte zorluk çeken, sözü uzattıkça uzatan yazarlar
- Kendi yeteneklerine hayran olanlar
- Boğazlarına kadar bir işe batmış olanlar
- Meşguliyeti bulunmayan ve yapılacak yeterli işi olmayanlar
- Benciller
- Bürokratlar
- Fikrini değiştirip duranlar
- Aşırı örgütleyiciler
- Amaçları olmayanlar
- Çalışmayı/konuşmayı kesintiye uğratanlar
- Karar vermekten kaçınanlar
- Sizi 30 saniyeden fazla bekletenler
- Telefon edip sonra sizi beklemeye alanlar
- Değiştirmeden duramayanlar
- Onarılması çok zaman alan arabalar
- Anlamadığınız teknoloji
- Zamana dünyada hak ettiği değeri vermeyen herkes
Bu haydutlarla başa çıkmanın yolu, onların kimler olduklarının ve zamanı nasıl aşındırdıklarının farkında olmaktır. Belirleyebilirseniz, onları ortadan kaldırabilirsiniz, en azından onlarla temasınızı kesebilirsiniz.
Yukarıda sayılan haydutların yanı sıra, suçu kendinizde aramanızı gerektirebilecek, yanlış yönlendirilmiş girişimler de vardır. Gerillalar bu gibi hataları yapmazlar:
- Gereksiz malzemeleri okumak
- İşi dağıtmak yerine kendisi yapmak
- Hayal kurmak
- Endişeye kapılmak
- Ödülü hak etmeden kendini ödüllendirmek
- İş yaşamında aşırı sosyal olmak
- Kendi kendine çözülebilecek ayrıntılara fazla kapılmak
- Öğle yemeklerini ve araları atlamak ya da çok uzatmak
- Telefonun esiri olmak
- Zaman haydutlarına hayır diyememek
- Eldeki işe odaklanmamak
- Bütün zamanların eşit yaratılmış olduğunu sanmak
- Zamanı boşa harcadıklarını fark etmek
O harika “What Color Is Your Parachute? / Paraşütünüz Ne Renk?” adlı kitabında Richard Nelson Bolles şöyle der: “Sanırım, günümüzde neredeyse herkesin zamanla bir sorunu var. Yapmak istediklerinin hepsini hiçbir zaman tamamlayamayacaklar, bu nedenle de öncelikler belirlemek zorundalar. İlk ele alınacak en önemli şeyin ne olduğu konusunda zihinlerinde bir görüş oluşturmak zorundalar.” Bunu yapabilmek için, yalnızca şu anda hangi görevlerin sizin zamanınızı en çok hak ettiğine karar verin, sonra da o şeyleri yapın. Bunu yaparsanız zaman kazanacaksınız, para kazanacaksınız, yazar Bolles’un “zaman sancısı” dediği stresi ortadan kaldıracaksınız.